Règles de gouvernance

Les Règles s’appliquent aux renseignements personnels que la Sépaq recueille et détient sur vous, c’est-à-dire les renseignements qui permettent, directement ou indirectement, de vous identifier.

Les présentes Règles visent à :

• Définir les rôles et les responsabilités des membres du personnel de la Sépaq tout au long du cycle de vie des renseignements personnels;
• Établir le processus de traitement des plaintes relatif à la protection des renseignements personnels;
• Décrire les activités de formation et de sensibilisation offertes aux employés;
• Détailler les mesures de protection à prendre à l’égard des renseignements personnels recueillis ou utilisés dans le cadre de ses sondages;
• Veiller à ce que la Sépaq soit conforme à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) et ses règlements (la « Loi »).

1. Rôles et responsabilités

Tout au long du cycle de vie des renseignements personnels, des rôles et responsabilités sont dévolus à différents intervenants au sein de la Sépaq.

1.1 Conseil d’administration

• Recevoir annuellement un rapport de l’application de la Loi, conformément au Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, r. 2), lequel est inclus au rapport annuel;
• Être informé de tout incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux.

1.2 Président-directeur général

• Veiller à s’assurer du respect et de la mise en œuvre de la Loi;
• Nommer les responsables de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels;
• Approuver les politiques, les directives et toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels au sein de la Sépaq.

1.3 Responsables de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

• S’assurer du respect et de la mise en œuvre de la Loi;
• Veiller à ce que des activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels soient offertes à l’ensemble des employés;
• Veiller à l’application des politiques, des directives et de toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels;
• Élaborer et réviser les politiques, les directives et toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels;
• Gérer les demandes d’accès aux documents et de rectification de renseignements personnels;
• Effectuer périodiquement une reddition de comptes au président-directeur général.

1.4 Comité sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels

• Recommander l’adoption des politiques, des directives et de toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels au président-directeur général;
• Veiller à ce que des politiques, des directives et toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels soient établies, communiquées et appliquées efficacement;
• S’assurer que les risques importants liés à la protection des renseignements personnels, notamment en lien avec les incidents de confidentialité, soient considérés.

1.5 Gestionnaires

• S’assurer du respect des politiques, des directives et de toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels au sein de leur unité ou de leur établissement;
• Être porteurs de la culture à l’égard de la protection des renseignements personnels et de la vie privée et en assurer la diffusion auprès de leur unité ou de leur établissement respectif;
• Identifier, signaler et gérer les risques liés à la protection des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités, avec le soutien du responsable de la protection des renseignements personnels.

1.6 Employés

• Respecter les politiques, les directives et toutes autres procédures liées à la protection des renseignements personnels dans leurs activités quotidiennes;
• Participer aux activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information;
• Rapporter, sans délai, la découverte de tout incident de confidentialité ou toute autre situation présentant des risques relativement à la protection des renseignements personnels et de la vie privée.

2. Traitement des plaintes

Dans un souci d’améliorer constamment la qualité de ses services, la Sépaq accorde une grande importance aux plaintes de sa clientèle. La Sépaq a mis en place un processus de traitement des plaintes afin que celles-ci soient traitées de manière uniforme et équitable au sein de l’ensemble de ses unités et de ses établissements.

2.1 Dépôt d’une plainte

Pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à écrire à l’adresse courriel suivante : confidentialite@sepaq.com.

Votre plainte sera traitée de manière confidentielle. Un dossier sera créé pour chaque plainte reçue.

2.2 Délai de réponse

Lorsqu’une plainte est déposée, un accusé de réception vous sera automatiquement transmis. Une réponse à votre plainte vous sera communiquée ou acheminée, au plus tard dans les quatorze (14) jours ouvrables, suivant la réception de la plainte.

Pour des raisons exceptionnelles, si le traitement de votre plainte dans le délai prévu nous apparaît impossible, une période additionnelle pourrait être utilisée. Un avis expliquant les raisons du délai supplémentaire ainsi que la date de retour visée vous sera alors transmis.

La Sépaq privilégie les principes suivants :

• le contact direct avec vous, par téléphone ou par courriel ou en établissement si possible;
• la recherche d’une solution harmonieuse et à votre satisfaction.

3. Formation et sensibilisation

La Sépaq a mis en place des activités de formation et de sensibilisation pour garantir à ses employés, représentants et fournisseurs le respect de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels qui lui sont fournis en conformité avec la Loi.

Des activités de formation et de sensibilisation sont obligatoires lors de l’arrivée d’un nouvel employé, notamment en matière de sécurité et de protection de l’information.

De plus, les employés et les représentants de la Sépaq suivent périodiquement des activités de formations et de sensibilisation en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels.

4. Sondage

La Sépaq a la responsabilité de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle recueille et utilise, notamment dans le cadre de sondages, soient traités de manière éthique, sécuritaire et en respect de la réglementation.

Suivant votre séjour ou votre visite dans l’un de nos établissements, la Sépaq peut vous transmettre un sondage pour évaluer votre niveau de satisfaction ainsi que d’autres éléments relatifs à la qualité de votre expérience client. De plus, il arrive que la Sépaq effectue à l’occasion des sondages et des études plus poussées sur ses activités et afin de mieux connaître sa clientèle.

La Sépaq applique les mesures de protection suivantes à l’égard des renseignements personnels recueillis ou utilisés dans le cadre d’un sondage, que celui-ci soit réalisé par la Sépaq ou par un tiers qui agit pour son compte :

• une évaluation de la nécessité de recourir au sondage;
• une évaluation de l’aspect éthique, compte tenu, notamment, de sa nature, des personnes visées, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la finalité de l’utilisation de ceux-ci.

5. Questions

Si vous avez des questions à poser au sujet des présentes Règles ou sur nos pratiques de traitement des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Société des établissements de plein air du Québec (Sépaq)
2640, boulevard Laurier, bureau 1300
Québec (Québec) G1V 5C2
Courriel : confidentialite@sepaq.com

6. Modification des règles

La Sépaq se réserve en tout temps le droit de modifier les Règles lorsque nécessaire afin de refléter des changements importants survenus dans son environnement interne et externe.

Les changements sont en vigueur à la date de mise à jour indiquée ci-dessous.

Nous vous invitons à consulter les Règles régulièrement afin de vous assurer de prendre connaissance de la version la plus récente.

Dernière mise à jour des Règles : 20 septembre 2023